письмо обращение к спонсорам за помощью

Ответ от Vampiressa[гуру]
Приведем перечень той информации, которую неплохо собрать о каждом предполагаемом вкладчике, будь то человек, коммерческая фирма или благотворительный фонд:
Полное название (имя) источника денежных средств.
Адрес, телефон, факс, электронная почта.
Имена и должности тех, с кем был установлен контакт.
К кому надо обращаться официально.
Действующий это или потенциальный вкладчик.
К какой группе вкладчиков относится: коммерческий сектор, фонды, частные лица, государственные органы.
Экономическое положение фирмы (фонда, человека) и отрасли.
Географические предпочтения и ограничения.
История благотворительной деятельности, виды оказываемой помощи.
Специальные интересы главы фирмы (фонда, государственного органа) или отдельного человека, день его рождения.
Состав семьи, имена супруга (и) и детей, их специальные интересы.
Для действующего вкладчика - история внесения денежных средств в вашу организацию: а) какой взнос был получен и когда; б) на какие цели; в) на какой запрос вкладчик ответил.
Фамилия человека, который посылал запрос от имени вашей организации.
Последний по сроку запрос и его результаты.
Какая информация должна быть изложена в письме? Прежде всего следует представить свою организацию, остановиться на ее целях и задачах. Необходимо объяснить, чем уникальна ваша организация - театр, библиотека, музей, общественная организация, почему заслуживает финансовой поддержки.
Затем описывается проект или программа, под которую запрашиваются средства. Представляя работу организации, неплохо вспомнить самые яркие моменты ее творческой деятельности, охарактеризовать зрительскую аудиторию, уровень посещаемости, положительные отзывы критики. Можно назвать нескольких крупных спонсоров, финансирующих деятельность вашей организации. Желание присоединить свое имя к этому списку может оказаться немаловажным мотивом, влияющим на принятие решения о вкладе.
Далее в письме необходимо запросить конкретную сумму денег. Она должна быть выверена, обоснована, точно соответствовать проекту. Не стоит, по российской привычке, просить слишком много в надежде, что дадут хотя бы половину. Ситуация сегодня изменилась, и если вас уличат в неточности, это может отрицательно сказаться на репутации организации и вашей лично.
И последнее, хотя и немаловажное. Сумма, которая запрашивается у донора, должна соответствовать его возможностям. Если на основе собранной и проанализированной информации о фирме - потенциальном вкладчике - становится ясно, что на благотворительные цели в прошлом году она истратила 200 тыс. рублей, вряд ли целесообразно просить у нее 150 тыс. Просьба в 20-30 тыс. руб. в этом случае гораздо реальнее.
Однако просьбой денег письмо-запрос не заканчивается. Необходимо остановиться на тех преимуществах, льготах или дополнительных правах, которые получит вкладчик, а их он должен иметь обязательно. Эти права могут быть разными: свободный вход на специальные мероприятия, скидка на цены билетов, фирменное место в зрительном зале, собственная ложа на сезон, бесплатная парковка машины перед театром, приглашение на встречу с актерами, реклама и т. д. Важно, чтобы, прочитав письмо, потенциальный донор почувствовал: вложив средства, он становится соучастником общего достойного дела.
Письмо-запрос следует закончить упоминанием о том, что примерно через неделю адресату позвонят, чтобы убедиться в получении предложения, и назначат встречу.
Письмо должно быть лаконичным - не более двух страниц. Слишком длинное послание могут просто не дочитать - президенты фирм получают огромное количество почты.
Вкладчик должен быть в курсе внутренних проблем жизни коллектива, знать об изменениях в структуре и персонале управления, о новых проектах и получаемых субсидиях. Если вы хотите, чтобы донор стал вашим другом, он должен "заболеть" вашими проблемами, воспринимать их как личные заботы...
Источник: