Автор Валентина Желтикова задал вопрос в разделе Бухгалтерия, Аудит, Налоги
Кто несет ответственность за организацию хранения учетных документов и регистров учета … и получил лучший ответ
Ответ от [гуру]
Этот вопрос очень сильно упрощён. Увы, просто буквой ответить будет не совсем верно.
В реальной жизни всё бывает по-разному. А именно:
Если в организации нет главного бухгалтера и его функции выполняет единоличный исполнительный орган (например, генеральный директор) - то он и несёт полную ответственность.
Однако! Даже в этом случае частичная ответственность за ведение документооборота по тому или иному участку учёта может быть возложена ген. директором по должностной инструкции на одного из сотрудников организации (например, на зав. складом или на кассира). Но этот сотрудник (зав. склада, например) должен быть письменно ознакомлен с этим фактом, прочесть инструкцию и расписаться в ознакомлении - лишь с этого момента на него возлагается частичная ответственность за ведение установленного инструкцией участка документооборота. Также этот момент должен быть упомянут в трудовом договоре с сотрудником.
Частичной ответственность этого сотрудника является потому, что с ген. директора она на 100 % всё равно не снимается: он в любом случае остаётся в определённой мере ответственным и за этот участок тоже. Но только в определённой мере, т. е. разделяет ответственность с конкретным нижестоящим сотрудником.
Если в организации есть главный бухгалтер и при этом:
1) либо нет иных (нижестоящих) бухгалтеров, или экономистов, или кассиров, или кладовщиков, или иных сотрудников,
2) либо нижестоящие бухгалтеры (экономисты, кладовщики, кассиры и т. п.) есть, но нет подписанных ген. директором, глав. бухом и конкретным нижестоящим сотрудником должностных инструкций, выделяющих полную ответственность за конкретные участки документооборота в сферу должностной компетенции этого конкретного нижестоящего сотрудника
- то ответственность несёт главный бухгалтер.
Если есть главный бухгалтер и есть какой-либо нижестоящий бухгалтер (либо экономист, кассир, кладовщик и т. п.), для должности которого в компании разработана должностная инструкция, закрепляющая полную ответственность указанного сотрудника за конкретные участки документооборота (и эта инструкция им прочитана и подписана), то ответственен данный сотрудник. Обычно этот момент для чёткости также закрепляют в трудовом договоре с данным сотрудником.
Но! Некоторая доля ответственности (очень косвенной) за этот участок остаётся и на главном бухгалтере (он по своему функционалу всё-таки должен проверять всё, в т. ч. документы - хотя бы выборочно!).
Поэтому вкратце ответ таков:
"Каждый из указанных вариантов с а) по г) МОЖЕТ БЫТЬ верным - в зависимости от того, каким образом организовано управление документооборотом на конкретном предприятии и как это закреплено в подписанных сотрудниками трудовых договорах и должностных инструкциях".