как оформить командировку

Ответ от Герда[гуру]
Порядок возмещения работодателем расходов при загранкомандировках определяется в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 168 ТК РФ) ;
- данные расходы в размере фактически потраченных сумм не облагаются НДФЛ, если они подтверждены документами (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ) .
Суточные на территории иностранного государства не облагаемые НДФЛ, - 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке. Если размер суточных больше этой величины, суммы превышения облагаются НДФЛ. В таком же размере (2500 руб. за каждый день нахождения в командировке) не облагается НДФЛ оплата проживания командированного работника за границей, если понесенные расходы не подтверждены документами. (Если такой порядок и размер компенсации установлен в локальном нормативном акте организации) .
Суточные на территории РФ в целях НДФЛ не более 700 руб. в сутки (размер должен быть закреплен в локальном нормативном акте организации) .
Организация вправе выдавать работнику денежные средства на командировочные расходы в иностранной валюте. Такая практика не противоречит валютному законодательству (Постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 N 10840/07).
Суточные в иностранной валюте необходимо пересчитать в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату фактического получения дохода (п. 5 ст. 210 НК РФ) . Если их размер в рублях окажется больше установленных норм, с суммы превышения организация должна удержать НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ) .
Датой фактического получения работником дохода в виде части суточных, облагаемых НДФЛ, является день выплаты суточных. Такие разъяснения даны Минфином России в Письме от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27. Следовательно, при расчете облагаемой суммы суточных нужно применять курс иностранной валюты к российскому рублю, действующий на дату выплаты суточных
При следовании работника с территории Р. Ф. дата пересечения государственной границы Р. Ф. включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте и в размере (для иностранных государств) , а при следовании на территорию Р. Ф. дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях и в размере для РФ. .
Даты пересечения государственной границы определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения N 749):
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах К авансовому отчету прилагаютсядокументы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой;
- отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
В соответствии с частью 2 статьи 9 Закона N 212-ФЗ и пунктом 2 статьи 20.2 Закона N 125-ФЗ при оплате организацией расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами, в частности: суточные, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, расходы по найму жилого помещения.
Согласно статье 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Следовательно, суточные не подлежат обложению страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.
Источник: ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 13 октября 2008 г. N 749 ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ