документооборот

Ответ от Margarita[гуру]
тянет на целую курсовую.... при желании можно и диплом написать на эту тему.
Специальность есть в университетах такая документоведение.... Там много чего полезного и интересного.
В инете много информации по этой теме, а вот коротенько:
Документооборот - это движение документов фирмы с момента их создания или получения до того момента, как они будут исполнены или отправлены. Он складывается из трех частей (документопотоков) :
Входящая документация, исходящая и внутренняя документация
Входящая документация это
- указания вышестоящих организаций;
- отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
- письма, счета, договоры, акты, сертификаты и прочие документы от остальных организаций;
- заявки, жалобы, предложения граждан
Исходящая документация это
- ответы на входящие запросы;
- инициативные и информационные документы фирмы (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п. )
Внутренняя документация это
- организационные документы (устав и учредительный договор, правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание и т. п.) ;
- распорядительные документы (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения) ;
- внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки) ;
- другие документы (протоколы, акты, планы, отчеты и т. п. )
Работа с входящими документами
Обработкой входящей корреспонденции занимается специально уполномоченный сотрудник - секретарь, делопроизводитель, кадровик, если на него возложены такие функции. Документы могут поступать в фирму по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:
* прием;
* сортировка;
* рассмотрение руководством;
* направление исполнителям.
Сначала нужно проверить правильность доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем конверты вскрывают и проверяют комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, нужно сообщить об этом отправителю. На входящих документах проставляются дата поступления и порядковый учетный номер.
Работа с исходящими документами
Если нужно подготовить ответ на входящий запрос, то работа над ним строится по такой схеме:
* исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;
* проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем на согласование заинтересованным лицам;
* исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;
* заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;
* ответ передается для отправки.
Некомплектные и неправильно оформленные документы нужно вернуть исполнителю на доработку.
Работа с внутренними документами
Она строится по той же схеме, что и работа с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение документ не отправляется из фирмы, а передается на исполнение ответственным сотрудникам. Документы, затрагивающие права и интересы сотрудников, а также распорядительные документы рекомендуется визировать у юриста, а все финансовые документы – у главного бухгалтера.

Ответ от Natalia natalia[гуру]
зайдите на сайт- Кадровик. ру.

Ответ от Ирина[гуру]
Документооборот - движение документов в организации начиная с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправления. А как его вести в двух словах не скажешь.

Ответ от 22 ответа[гуру]