служебный автомобиль в личных целях
Автор Наталья . задал вопрос в разделе Бухгалтерия, Аудит, Налоги
Бухгалтерам!! ! Сотрудник использует личный авто в служебных целях! Приносит чеки на ГСМ, как это все оформить правильно и получил лучший ответ
Ответ от Ёветлана Васютина[гуру]
При использовании личного автомобиля сотрудниками возможно несколько вариантов. 1.Оформление приказа на использование автомобиля в служебных целях. Сумма такой компенсации в зависимости от мощности двигателя 1200 или 1500 руб в месяц. Принимается в затраты. Никакими налогами не облагается. 2,Оформление договора аренды с экипажем. В договоре отдельно выделяйте сумму аренды автомобиля и сумму оплаты водителю. НДФЛ со всей суммы. ЕСН только на сумму з/п. Списание ГСМп путевым листам. 3 .Оформление договора аренды без экипажа- списание ГСМ по путевым листам, арендная плата в затраты. .
Вроде так, если правильно поняла вопрос
Необходимо заключить договор аренды транспортного средства.
Приказ на сотрудника, имеющего право пользоваться а/м
в договоре укажите, что помимо выплаты арендной платы за авто, организация за свой счет выплачивает ГСМ.
Можете использовать путевые листы унифиц. формы или можете разработать свой и закрепить в учетной политике.
напишите свою почту скину вам целую статью по вашему вопросу.
Вы можете платить компенсацию в размере 1200 рублей в месяц относить ее на затраты НДФЛом и ЕСН не облагать.
Есть другой вариант составить договор аренды транспорта без экипажа и писать путевку подтверждать затраты ГСМ запчасти и т. д. но водитель не должен быть хозяином авто
Если работник использует личный автомобиль в служебных целях, то здесь никаких расходов организации на ГСМ не может быть. Работникам выплачивается компенсация за использование, и в этой компенсации все уже учтено: и расходы на ГСМ, и расходы на ремонт, и расходы на техническое обслуживание, и износ автомобиля.
Но для признания сумм компенсации для целей налогообложения необходимо соблюдение двух условий.
Во-первых, необходимо доказать, что работнику для выполнения его служебных обязанностей нужен автомобиль.
Во-вторых, необходимо подтвердить документально использование личного автомобиля. Как правило, то, что работа носит разъездной характер, фиксируется либо в трудовом договоре с работником, либо в его должностных инструкциях. Но даже при наличии этих документов может встать вопрос о сумме расходов, учитываемой для целей налогообложения. Как правило, налоговые органы просят представить еще и путевые листы, из которых будет видно, что работник использовал свой автомобиль каждый день в служебных целях. Такая позиция была изложена, например, в Письме МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@.
Письмо МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@:
"Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах".
Есть мнение, что путевые листы на автомобили, которые не принадлежат организации и относительно которых с работниками не заключены договоры аренды, оформляться не должны.
Но подтвердить использование личного автомобиля в служебных целях позволит Журнал учета служебных поездок на личных автомобилях. Данный Журнал может включать следующие реквизиты:
- дата;
- работник (должность, Ф. И. О.) ;
- служебное задание;
- подпись работника.
Наличие такого журнала с отметкой о поездках избавит от проблем документального подтверждения факта эксплуатации автомобиля.
И еще один момент: сумма компенсации может учитываться в расходах в полном объеме только в том случае, если работник использовал автомобиль в служебных целях каждый день в течение месяца. Если он работал не каждый день, то в расходах можно учесть только сумму пропорционально количеству рабочих дней, в которые автомобиль использовался. (Основание: Письмо Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140.)