Автор Александра Бриз задал вопрос в разделе Прочие карьерные вопросы
Делопроизводство. Порядковый номер на входящих документах... и получил лучший ответ
Ответ от Folirevaya kislota[гуру]
Как только секретарь получает документ на руки, она проставляет входящий номер и дату (В этот же день!!!) , регистрирует в журнале входящей корреспонденции, ставит отметку о приеме документа на копии владельца входящий номер и дату, иногда пишется ФИО и должность того кто принимает документ.
В папке входящей корреспонденции хранятся только оригиналы (никаких копий) .
После чего она оригинал относит директору, директор ставит визу на документе (если для исполнения нескольким лицам, то секретарь тогда делает копии для исполнителей) , после чего исполнение ставится на контроль и секретарь отслеживает чтобы исполнение было в срок указанный директором на визе (в соответствии с законом конечно) . Исходящие документы всегда делаются в 2-х экземплярах, 1 экземпляр всегда остается в фирме, остальные по количеству адресатов.
В дополнение рекомендую брать подписи с датами у исполнителей, которым секретарь передаёт документы.