Автор WestCoast Customs задал вопрос в разделе ВУЗы, Колледжи
помогите по Документирование управленческой деятельностью и получил лучший ответ
Ответ от 125[гуру]
Так или иначе, у каждого документа есть ряд функций. Зачастую
высказывается мнение, что функция документа - есть его целевое назначение,
присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет.
Однако, этот подход не совсем верен, поскольку любой документ
полифункционален. Среди функций документа можно выделить общие и
специальные. Далее мы рассмотрим их несколько подробнее.
К общим функциям в первую очередь относят информационную функцию,
которая определяется потребностью в запечатлении информации с целью
сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам.
Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются
они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так
и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные
отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем
может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и
тормозить.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во
времени и пространстве, информационной связи между членами общества: как
известно, без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут
поддерживаться. Особенно ярко коммуникативная функция выражена в
документах, ориентированных в одном направлении (законы, указы,
распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.) , и
документах двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные
документы и т. д.) .
Культурная функция предполагает способность документа сохранять и
передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в
обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.) .
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые
специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения,
уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.) . Эти документы играют
большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны,
отражают различные уровни принятия решений.
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются
изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории
документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и
приобретающие ее на время.
Функция исторического источника изучается исторической наукой.
Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим
источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ
наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта
функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом,
эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как
источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
Отдельно среди функций документа выделяется функция учета, которая
дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной
с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью
их анализа и контроля.
Все вышеперечисленные функции можно подразделить на функции
оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая,
правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная,
социальная, исторического источника) .
Источник: